Žádosti Kruhů přátel hudby o příspěvek na koncertní cykly jsou přijímány v termínech:
30. 9. u koncertních sezon (tj. září aktuálního roku – červen následujícího roku)
20. 11. u ročních sezon (tj. leden – prosinec následujícího roku).
Nejedná-li se o nový KPH, není nutné vyplnění oficiálního formuláře, žádost postačí podat formou dopisu. Musí obsahovat návrh celého koncertního cyklu (minimálně 6 komorních koncertů) s uvedením alespoň přibližných termínů. Cyklus musí splňovat podmínky obsažené v „Zásadách pro poskytování finanční podpory NČHF Kruhům přátel hudby“ (viz dále), především musí obsahovat koncert mladého umělce (viz čl. I. odst. 4C zásad).
Podepsaný originál žádosti lze doručit osobně či prostřednictvím datové schránky nejpozději k datu vyhlášené uzávěrky, nebo poštou. U žádostí zaslaných poštou platí datum poštovního razítka.